Pero qué quiere decir esto de a efectos mercantiles, ¿tiene esto algo que ver con Hacienda?. No, a efectos mercantiles tiene que ver con el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Código Comercio y otras leyes de carácter mercantil, Hacienda tiene sus propios plazos.
A los ojos de Hacienda hay que tener en cuenta los plazos de prescripción de los tributos establecidos en el articulo 66 de la Ley General Tributaria y siguientes. En ellos se establece que a partir de los 4 años prescribe el derecho que tiene la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
Esto significa que la Agencia Tributaria no podrá practicarnos liquidación alguna sobre un ejercicio prescrito, con lo cual, en principio parece que a efectos fiscales debemos conservar la documentación contable únicamente 4 años a partir de la finalización del plazo voluntario de presentación de dicho impuesto.
Pero....siempre hay un pero, con la modificación establecida por la Ley 34/2015 de 21 de septiembre, la administración podrá comprobar la aplicación de deducciones pendientes o bases imponibles negativas pendientes de compensar de hasta 10 años en los ejercicios no prescritos.
¿Que significa esto?. Esto quiere decir que por ejemplo, nos podrán practicar una liquidación del ejercicio 2012 que no está prescrito, y en esa liquidación podrán comprobar la base imponible negativa que me aplique en 2012 que provenía de 2007 (ejercicio prescrito) y yo tendré que tener disponible la documentación que justifique que en ese ejercicio tuve pérdidas para que me la den por válida. En caso de que no tenga la documentación relativa a 2007 o que la tenga pero sea incorrecta, no podrán practicarme una liquidación complementaria de 2007, puesto que ya está prescrito, pero si dejarán de aplicarme como compensable la base negativa de ese ejercicio en la liquidación de 2012.
Y por ultimo la documentación relativa a las inversiones realizadas en la empresa. Esta deberá conservarse, o más bien se deberá empezar a contar los plazos a partir del último ejercicio en el que se deduzca vía amortización esa inversión. Por ejemplo si adquirimos un inmovilizado cuyo plazo de amortización es de 10 años, en el año 10 estaremos amortizando la última parte de ese inmovilizado, y por lo tanto generando un gasto. Si en ese último año que amortizamos, el resultado es negativo, debemos conservar esa factura 10 años más.
En resumen, y según nuestra recomendación la documentación de la empresa debe conservarse como mínimo 10+1 años, ya que generalmente el plazo de presentación de los tributos es durante el ejercicio siguiente, y para el caso de la documentación relativa a las inversiones el plazo recomendable es de 10+1+Plazo de amortización.
